АФМ:Управление качеством данных

Область применения

При формировании бухгалтерской и налоговой отчетности, пользователю необходимо точно знать, что отраженные в отчетности сведения являются корректными. Чтобы исключить ошибки в программе, создано специальное Рабочее место «Экспресс-проверка ведения учета», которое позволяет на любом этапе самостоятельно проводить «мини-аудит» состояния данных информационной базы. Такой внутренний контроль призван помочь пользователям системы (бухгалтеру, экономисту, финансисту и т.д.) своевременно обнаружить и исправить ошибки до выполнения процедуры закрытия и сразу после нее.

Рабочее место «Экспресс-проверка»

Обработка состоит из трех основных зон:

• верхний левый угол - текущие настройки: период, организация;
• нижний левый угол - список доступных проверок и описание к ним;
• нижний правый угол - отображение результатов проверки.

Перед выполнением Экспресс-проверки, необходимо задать параметры отчета. В первую очередь, в форме отчета в строке Период задается необходимый период формирования. Это может быть произвольный период времени: день, месяц, квартал, год и т.д. Важно! Основная концепция применения – это Период Месяц. Далее определяется по какой Организации будет проводиться проверка. Данная проверка может быть выполнена как отдельно по конкретному юридическому лицу, при этом строке Организация указываем наименование этого предприятия, так и в целом по всем Организациям информационной базы.

Список доступных проверок содержит несколько десятков отчетов, каждый из которых предназначен для проверки ведения учета по определенному направлению учета с использованием оригинального алгоритма (правила) проверки. При необходимости, с привлечением технических специалистов, может быть создан новый вариант отчета или изменен имеющийся.

Список проверок имеет иерархическую структуру, отчеты в нем сгруппированы по разделам учета (общие, производство, взаиморасчеты, материалы), а также по периодам проведения проверки (до закрытия месяца, после закрытия месяца). Внутри каждого раздела предусмотрены конкретные процедуры проверки.

Для быстрого свертывания и развертывания списка отчетов используются две иконки меню: свернуть и развернуть дерево.

Экспресс-проверку можно выполнять как в целом по всем разделам учета, так и по некоторым из них, выбрав те, что являются наиболее важными в настоящий момент.

Результат Экспресс-проверки

После выбора желаемых видов проверок, запускается сама процедура проверки нажатием кнопки Выполнить проверки, после чего выполняется анализ данных информационной системы.

Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число видов проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы. В списке проверок, каждому виду проверок присваивается статус, который определяет степень выявленных нарушений: ошибка, предупреждение, все в порядке (ОК), а также указывается количество ошибочных документов/ситуаций, выявленных в ходе проверки.

В разделе Результат проверки по каждому виду проверки, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки, в отчет выводится детальная информация об ошибке. В зависимости от конкретной проверки это могут быть период, в котором обнаружена ошибка, остатки и обороты по бухгалтерским счетам, отдельные документы, в которых алгоритмом проверки были найдены ошибки. В Описании большинства проверок указаны возможные причины ошибок и рекомендации по их устранению.

После того, как сформирован отчет с детальной информацией по обнаруженным ошибкам, пользователь может перейти из него к первичным документам, требующим исправления, кликнув мышкой по выбранному документу.

Ответственные лица

Для каждой проверки есть возможность установить ответственное лицо. Ответственные лица задаются в справочнике «Экспресс-проверка (настройки)».

Основные преимущества разделения проверок по ответственным:

• Для пользователя – возможность отсортировки из общего списка проверок только тех, в которых он назначен ответственным исполнителем. Для этого нужно нажать кнопку Только свои.

• Для руководителя – данная возможность полезна тем, что позволяет проконтролировать стадию проверки и проанализировать, кто не отработал свои проверки.

Исправление ошибок

Если возможно, то система позволяет непосредственно из рабочего места Экспресс-проверки исправлять выявленные ошибки. В этом случае соответствующая кнопка Исправить ошибку находится в активном состоянии.

Через нее можно перейти в отдельное рабочее место Автоматическое исправление ошибок, где предлагается перечень документов с ошибками. Необходимо отметить те, что подлежать исправлению в автоматическом режиме и нажать кнопку Исправить.

После внесения всех необходимых изменений можно повторно запустить процедуру проверки данных. Возможно несколько циклов проверки до полного исправления всех ошибок.

Другие разработки по управлению качеством данных...